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Términos y condicionesPSIGMA CORPORATION S.A.S., se permite informar que con motivo de sus actividades comerciales de evaluación, asesorías y consultoría de talento humano, con anterioridad al 27 de junio de 2013, fecha de expedición del Decreto 1377 de 2013, han realizado recolección, circulación, uso, supresión, transmisión, trasferencia a terceras personas, comunicación (el “Tratamiento”) de información directa o indirectamente relacionada con personas naturales (los “Datos Personales”). En virtud de lo anterior, por este medio la Compañía solicita la autorización de todas aquellas personas cuyos Datos Personales han sido tratados (los “Titulares”) para continuar haciéndolo. Con el propósito de reglamentar y comunicar todos los aspectos relativos al Tratamiento de Datos Personales, las Compañías han implementado una Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”), la cual está disponible en www.psigmacorp.com/habeasdata. En esta Política se informa el detalle de las finalidades del Tratamiento de Datos Personales. Lo invitamos a conocer más sobre nuestra Política y a dirigir sus comentarios, quejas, reclamos, consultas o solicitudes a info@psigmacorp.com o a la Calle 100 No 19 – 61 Oficina 1202, Bogotá D.C. Las Compañías informan que, con relación a sus Datos Personales, los Titulares tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba del consentimiento, conocer el uso del que han sido objeto, revocar la autorización y solicitar su supresión. Cualquier información respecto de estos derechos o la manera de ejercerlos puede ser consultada en la Política. En desarrollo de su actividad, las Compañías pueden realizar Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible, tales como, el nombre, datos de identificación y de contacto de personas naturales, correos electrónico, información profesional y/o académica u otros datos en torno a sexo, edad, nivel educativo, entre otros. Con relación al Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible, las Compañías informan que el consentimiento es facultativo. Las Compañías informan que, de acuerdo a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, si dentro de los próximos treinta (30) días contados a partir de la fecha de la presente comunicación los Titulares no han contactado a las Compañías solicitando la eliminación de sus Datos Personales, las Compañías podrán continuar realizando el Tratamiento de Datos Personales, para las finalidades descritas en la Política. Políticas y Procedimientos en Materia de Protección de Datos PersonalesPOLíTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIóN PERSONAL PSIGMA CORPORATION S.A.SA quien está dirigida la políticaPSIGMA CORPORATION S.A.S. es respetuosa del ordenamiento jurídico y de los derechos individuales, razón por la cual presenta este manual que tiene como fin establecer los lineamientos para garantizar el derecho de Habeas Data, que busca la protección de los datos de carácter personal de todos aquellos, que en cualquier momento, se reciban en virtud de la operación de PSIGMA CORPORATION S.A.S. La información será tratada de acuerdo con los principios de libertad, legalidad y buena fe, y dispondrá de los mecanismos adecuados para eliminar la información personal cuando el propietario natural así lo determine. Esta política aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de la compañía PSIGMA CORPORATION S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales. Marco LegalEl artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”. El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012. Que el Decreto 1377 de 2013, define la información que debe contener como mínimo las políticas de tratamiento de información. PSIGMA COPORATION S.A.S. está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de Información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información. Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para PSIGMA CORPORATION S.A.S., en calidad de responsable, así como para todos los terceros que obran en nombre de la Compañía, o que sin actuar en nombre de PSIGMA CORPORATION S.A.S. tratan datos personales por disposición de ésta como encargados. Tanto el responsable como los encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados. Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado a: info@psigmacorp.com ámbito de aplicaciónLas políticas y lineamientos de este manual se aplican a los datos recolectados en virtud de la operación de PSIGMA CORPORATION S.A.S., que incluye la prestación de servicios y la distribución de productos propios y/o de terceros. 1. Información de la empresa Responsable del Tratamiento de información personal.La empresa responsable del tratamiento del dato personal:
2. DefinicionesLas siguientes definiciones se realizan con el fin de aclarar el alcance del presente manual y de la normativa regulatoria.
3. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad.El tratamiento de los datos personales estará contenido en la Política de Privacidad y Uso de Información personal de cada uno de los productos y/o servicios para los cuales apliquen. Para los Clientes y/o usuarios del portal de PSIGMA CORPORATION S.A.S. ver: política de privacidad y tratamiento de datos personales. 4. Derechos de los titulares.De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a la sociedad PSIGMA CORPORATION S.A.S.
5. Ejercicio y Procedimiento para ejercer los derechos al Habeas Data.La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías, de verdaderos poderes jurídicos frente al responsable de los datos personales, los cuales, le garantizan el poder de decisión y control que tiene sobre la información que le concierne, como su derecho a la protección de la misma. En adición, actúan como complemento del deber del Responsable de cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a los mismos. Para el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 son las siguientes personas: los titulares, los causahabientes, su representante o apoderado o las personas que actúen a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. PSIGMA CORPORATION S.A.S. cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales. PSIGMA CORPORATION S.A.S. informa que la información personal que reciba, sólo será utilizada para los fines de los análisis y procesamiento de la información para estudios estadísticos, psicométricos y de continua validación de los instrumentos de evaluación, medición y/o diagnóstico que hacen parte del desarrollo de su objeto social. Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (Datos personales), podrá comunicarse con PSIGMA CORPORATION S.A.S. así: Si es usuario directo o a través de terceros, de los servicios digitales PSIGMA CORPORATION S.A.S. o ha participado en una actividad promocional o dinámica comercial de esta empresa, dirigirse a: info@psigmacorp.com Así mismo, usted podrá llamar a la línea de atención al cliente 9161414 en el horario de lunes a viernes de 8:00 a 1:00 p.m. y 2:00 a 6:00 p.m. 6. Ejercicio de los derechos.6.1. Derecho de acceso. El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, PSIGMA CORPORATION S.A.S. garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:
PSIGMA CORPORATION S.A.S. garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. 6.2. Consultas. PSIGMA CORPORATION S.A.S. garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales PSIGMA CORPORATION S.A.S. garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 6.3. Reclamos. PSIGMA CORPORATION S.A.S. garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas: Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que se requiera, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia PSIGMA CORPORATION S.A.S. recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado en un término máximo de tres (3) días hábiles de la situación al interesado para que este proceda de conformidad. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene PSIGMA CORPORATION S.A.S. una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse internamente hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 6.4. Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar Reclamos La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por PSIGMA CORPORATION S.A.S. señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:
Parágrafo 1. Rectificación y Actualización de Datos. PSIGMA CORPORATION S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: PSIGMA CORPORATION S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho. Parágrafo 2. Supresión De Datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a PSIGMA CORPORATION S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por PSIGMA CORPORATION S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas, y que puedan servir como insumo a la investigación. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, PSIGMA CORPORATION S.A.S., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. 6.5. Revocatoria de la Autorización Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Se tendrán dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que PSIGMA CORPORATION S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede sobre algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado o especialmente para estudios estadísticos y psicométricos. Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a PSIGMA CORPORATION S.A.S., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable para el cumplimiento de un contrato o servicio, o por disposición legal no podrá ser revocado. 7. Procedimiento de quejas ante la ante la Superintendencia de Industria y Comercio:El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante PSIGMA CORPORATION S.A.S., de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado. 8. Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S.Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S. cuando obra como Responsable del tratamiento de datos personales. Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que es responsabilidad de PSIGMA CORPORATION S.A.S. cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones: 8.1 Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S. respecto del titular del dato.
8.2. Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S. respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales.
8.3 Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S. cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado
8.4 Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S. respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.5 Deberes de PSIGMA CORPORATION S.A.S. cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si PSIGMA CORPORATION S.A.S. realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
9. Transferencia internacional de datos personales.Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales. Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien PSIGMA CORPORATION S.A.S. tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico y la información que se suministre estará en enfocada a datos estadísticos y psicométricos, salvo requerimiento de orden legal sobre otro tipo de información que pudiese estar registrada. 10. Aviso de Privacidad.PSIGMA CORPORATION S.A.S., en lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, le informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo en www.psigmacorp.com. 11. Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de informaciónCualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de suministro de información. Las comunicaciones se enviarán y/o estarán disponibles digitalmente como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma. 12. Vigencia de las políticas de tratamiento de información personal.Las presentes políticas rigen a partir del 27 de julio de 2013. Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía. Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de PSIGMA CORPORATION S.A.S. no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio que este adquiere de PSIGMA CORPORATION S.A.S. Cuando los términos de las políticas de privacidad y uso de información personal de cualquiera de los servicios o productos contratados, adquiridos o asignados al titular usuario, cambien en lo” esencial”, por regla general, se obtendrá de este la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de comunicación entre la empresa y los titulares. ANEXO 1AVISO DE PRIVACIDADPSIGMA CORPORATION S.A.S. con domicilio en la ciudad de Bogotá – Colombia, es la persona responsable designada para el tratamiento de sus datos personales. Los datos para su contacto son los siguientes:
Dirección oficina: Calle 100 No. 19- 61 Oficina 1202 de la ciudad de Bogotá - Colombia Los datos recolectados serán utilizados para:
Se les informa a los titulares de información que pueden consultar el “Manual de políticas para el tratamiento de datos personales” y cualquier inquietud respecto al alcance o a la interpretación del mismo se pueden dirigir a info@psigmacorp.com. También podrán indagar sobre los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos. ANEXO 2FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Fecha: FINALIDAD DEL USO DE LOS DATOS RECOGIDOSLos datos recolectados por PSIGMA CORPORATION S.A.S. serán utilizados para:
Le notificamos que acorde con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, los datos de carácter personal serán recolectados y almacenados en una base de datos con la finalidad arriba señalada y por un plazo de 10 años. Dicha base de datos será administrada bajo responsabilidad de PSIGMA CORPORATION S.A.S. La base de datos cuenta con los mecanismos requeridos para la conservación y el uso adecuado de los mismos. Una vez aceptado, el titular manifiesta conocer y autorizar el tratamiento de sus datos con la finalidad descrita y afirma que los datos suministrados en la solicitud son ciertos y que no ha omitido o alterado ningún dato, quedando informado que la falsedad u omisión de algún dato puede entorpecer la prestación del servicio. Manifestamos igualmente que usted tiene el derecho para acceder en cualquier momento a sus datos personales, así como solicitar su corrección, actualización y supresión, para ello deberá dirigir una comunicación al responsable del tratamiento en la dirección especificada con los siguientes datos : nombre completo, domicilio, correo electrónico, fecha, motivo y alcance de la solicitud. Consiento y autorizo expresamente previamente al presentar una prueba psicotécnica o establecer una relación comercial, para que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en la presente autorización. |